Yritystapahtuma aitiossa – suunnittelun tarkistuslista

Yritystapahtuma aitiossa kannattaa rakentaa yhden tavoitteen ympärille: mitä haluat vieraiden muistavan, päättävän tai tekevän tilaisuuden jälkeen? Aitio 504 tarjoaa oman ympäristön asiakastilaisuuteen, neuvotteluun tai tapahtumailtaan. Kun suunnittelet sisällön ja käytännön järjestelyt ajoissa, sinulle jää tapahtumapäivänä aikaa vieraiden kohtaamiseen. Seuraava tarkistuslista auttaa käymään läpi päätökset, jotka vaikuttavat tilaisuuden kulkuun ja vieraskokemukseen.

Yritystapahtuma aitiossa alkaa tavoitteesta ja vieraslistasta

Kirjoita ensin tavoite yhdeksi virkkeeksi. Se voi olla esimerkiksi uuden yhteistyön käynnistäminen, asiakassuhteen vahvistaminen tai oman tiimin palkitseminen. Tavoite ohjaa vieraslistaa, kutsun sävyä ja ohjelmaa. Jos tilaisuudella on useita tavoitteita, valitse niistä tärkein ja käsittele muut tukevina tavoitteina.

Valitse osallistujat sen perusteella, millainen keskustelu tai yhteinen kokemus vie tavoitetta eteenpäin. Vahvista ennen kutsujen lähettämistä aition sallittu osallistujamäärä ja varauksen sisältö. Nimeä omasta organisaatiostasi vastuuhenkilö, joka kokoaa ilmoittautumiset, erityistoiveet ja muutokset yhteen paikkaan.

Esimerkiksi kahdeksan vieraan asiakastilaisuudessa voit jakaa vastuut kahdelle järjestäjälle: toinen hoitaa yhteydenpidon ja toinen vastaanottaa vieraat. Tällöin kummankin vastuulla on neljä osallistujaa, eikä yksittäinen muutos jää helposti huomaamatta. Päiväkäyttöä suunnitellessasi voit tutustua myös aition käyttöön neuvottelutilana.

Selkeä tavoite auttaa tekemään kaikki muut tapahtuman valinnat vieraita ja haluttua lopputulosta varten.

Yritystapahtuman tarjoilut ja ohjelma tukevat samaa tavoitetta

Suunnittele tarjoilut tilaisuuden ajankohdan, keston ja luonteen mukaan. Kysy vierailta ruoka-aineallergiat ja muut ruokavaliot ilmoittautumisen yhteydessä. Vahvista ennen tilausta, mitä tarjoiluja varaukseen kuuluu, mitä voit tilata erikseen ja mihin mennessä lopullinen osallistujamäärä pitää ilmoittaa.

Ohjelman kannattaa jättää aikaa vapaalle keskustelulle. Kahden tunnin yritystilaisuudessa toimiva esimerkkirunko voi sisältää 20 minuuttia saapumiseen, 25 minuuttia tervetuloon ja yhteiseen aiheeseen, 60 minuuttia keskusteluun tai tapahtuman seuraamiseen sekä 15 minuuttia päätökseen. Yhteensä ohjelma kestää 120 minuuttia, mutta vieraille ei synny kiireen tuntua.

Jos ilta rakentuu konsertin ympärille, ajoita varsinainen yrityssisältö ennen esityksen alkua. Lyhyt tervetulopuhe ja yksi selkeä keskustelunaihe riittävät usein. Tarkempia näkökulmia tapahtumaillan valintaan löydät artikkelista kannattaako aitio vuokrata konserttiin.

Kutsu kertoo vieraalle, mitä häneltä odotetaan

Lähetä kutsu, kun tapahtuman ajankohta ja keskeinen sisältö on vahvistettu. Kerro kutsussa tilaisuuden tarkoitus, aloitus- ja päättymisaika, saapumista koskevat tiedot, pukeutumisohje sekä ilmoittautumistapa. Mainitse myös määräpäivä, johon mennessä vieraan tulee ilmoittaa ruokavalionsa tai muu järjestelyihin vaikuttava tarve.

Muistutusviesti vähentää viime hetken kysymyksiä. Lähetä siinä tiivis aikataulu, yhteyshenkilön nimi ja ohje siitä, kenelle vieras ilmoittaa viivästymisestä tai peruuntumisesta. Älä jätä saapumisohjeita pitkän viestin loppuun, vaan sijoita ne omaan lyhyeen kappaleeseensa.

Sovita kutsun sävy vierasjoukkoon. Asiakasillan kutsu voi painottaa yhteistä kokemusta, kun taas neuvottelukutsussa kannattaa nimetä käsiteltävä aihe ja tavoiteltu päätös. Henkilökohtainen kutsuviesti kertoo vieraalle, miksi hänen osallistumisensa on tärkeää.

Yritystapahtuma aitiossa viimeistellään käytännön tarkistuksella

Vahvista ennen tapahtumapäivää varauksen ajankohta, osallistujamäärä, tarjoilut, saapuminen ja tilaisuuden yhteyshenkilöt. Tarkista erikseen tarvitsemasi esitystekniikka, materiaalit ja muut palvelut. Älä oleta, että jokin varuste tai järjestely kuuluu varaukseen ilman vahvistusta.

Tee tapahtumapäivälle lyhyt vastuunjako. Yksi henkilö vastaanottaa vieraat, toinen seuraa aikataulua ja kolmas huolehtii mahdollisesta esitysmateriaalista, jos järjestäjiä on useita. Säilytä osallistujalista, yhteystiedot ja sovitut järjestelyt samassa dokumentissa, johon vastuuhenkilöt pääsevät tarvittaessa käsiksi.

Varaa loppuun hetki seuraavan yhteydenoton sopimiseen. Lähetä tilaisuuden jälkeen kiitosviesti ja kirjaa sovitut jatkotoimet vastuuhenkilöineen. Kun haluat selvittää varauksen saatavuuden ja pyytää tarjouksen, voit lukea lisää aition vuokrauksesta Veikkaus Areenalla ja ottaa meihin yhteyttä.