Kuinka monta vierasta aitioon mahtuu?

Kuinka monta vierasta aitioon mahtuu? Aitio 504:ään voidaan tapahtumakäytössä myydä enintään 20 aitiolippua. Täysi kapasiteetti sopii suurelle seurueelle, kun taas pienempi vierasmäärä jättää enemmän tilaa keskustelulle, tarjoiluille ja liikkumiselle. Valitse osallistujamäärä sen mukaan, järjestätkö konsertti-illan, asiakastilaisuuden vai päivällä pidettävän neuvottelun.

Kuinka monta vierasta aitioon mahtuu tapahtuman aikana?

Aitio 504:n tapahtumakäytön enimmäishenkilömäärä on 20. Määrään lasketaan koko seurue, myös tilaisuuden isännät ja muut järjestäjät. Jos kutsut 18 asiakasta ja paikalle tulee kaksi oman yrityksesi edustajaa, kokonaismäärä on 20. Tällöin aitio on käytössä täydellä kapasiteetilla, eikä vieraslistalle jää joustovaraa.

Enimmäismäärä kertoo, kuinka suuri seurue aitioon voidaan ottaa. Se ei yksin ratkaise, mikä osallistujamäärä palvelee tilaisuuttasi parhaiten. Konsertissa 20 hengen ryhmä voi nauttia tapahtumasta yhteisessä tilassa, mutta tavoitteellisessa asiakasillassa pienempi joukko voi helpottaa henkilökohtaista isännöintiä. Tapahtumien aikana jokainen aitiovieras tarvitsee pääsylipun. Varauksen sisältö kannattaa tarkistaa ennen kutsujen lähettämistä. Voit lukea lisää sivulta mitä Veikkaus Areenan aition vuokraan sisältyy.

Enimmäiskapasiteetti on 20 henkilöä, mutta paras seuruekoko määräytyy sen mukaan, mitä haluat vieraiden kokevan.

Sopiva vierasmäärä jättää tilaa kohtaamisille

Täysi aitio toimii, kun tavoitteenasi on koota mahdollisimman moni vieras saman tapahtumaelämyksen äärelle. Jos haluat keskustella jokaisen osallistujan kanssa, seurue kannattaa rajata pienemmäksi. Esimerkiksi 12 vierasta ja kaksi isäntää muodostavat 14 hengen ryhmän. Enimmäiskapasiteettiin jää silloin kuuden henkilön verran väljyyttä, mikä helpottaa liikkumista ja vieraiden vaihtuvia keskusteluja.

Tarkastele vierasmäärää myös ajankäytön kautta. Jos varaat ennen ohjelmaa 60 minuuttia seurusteluun ja haluat keskustella 12 vieraan kanssa, käytössäsi on keskimäärin viisi minuuttia vierasta kohden. Kahden isännän avulla sama aika voidaan jakaa niin, että kumpikin ottaa vastuulleen kuusi vierasta. Tämä ei tarkoita jäykkää aikataulua, vaan auttaa arvioimaan, ehdittekö kohdata kutsutut henkilökohtaisesti. Yritystilaisuuden valmistelua tukee myös yritystapahtuman suunnittelun tarkistuslista.

Vierasmäärä vaikuttaa tarjoiluihin ja tilan käyttöön

Tarjoilut kannattaa mitoittaa vahvistetun osallistujamäärän mukaan. Pyydä kutsutuilta ilmoittautuminen ja ruokavaliotiedot ajoissa, jotta voit vahvistaa järjestelyt ennen tapahtumaa. Huomioi laskennassa myös järjestäjät. Jos 14 kutsutusta 12 osallistuu ja mukana on kaksi isäntää, tarjoilut tarvitaan 14 henkilölle. Älä mitoita tilausta pelkän asiakaslistan perusteella.

Suuremmassa seurueessa tarjoilujen sijoittelu, saapuminen ja vieraiden vastaanotto vaativat selkeän suunnitelman. Nimeä yksi henkilö vastaanottamaan vieraat ja toinen seuraamaan illan kulkua, jos järjestätte yritystilaisuutta. Pienessä ryhmässä sama henkilö voi hoitaa molemmat tehtävät. Päiväkäytössä osallistujamäärä kannattaa sovittaa neuvottelun tavoitteeseen, sillä kokous, työpaja ja esitys tarvitsevat tilaa eri tavoin. Kerro meille etukäteen, miten aiot käyttää aitiota, niin voimme käydä järjestelyt kanssasi läpi.

Kuinka monta vierasta aitioon kannattaa kutsua?

Aloita vieraslista tilaisuuden tavoitteesta. Konsertti-iltaan voit kutsua suuren seurueen, jos pääpaino on yhteisessä elämyksessä. Asiakasneuvotteluun tai työpajaan sopii usein rajatumpi ryhmä, jossa jokainen pääsee osallistumaan keskusteluun. Jätä kutsuvaiheessa tilaa myös omille edustajillesi, sillä he kuuluvat aition kokonaisvahvuuteen.

Yritystilaisuudessa voit arvioida toteutuvaa määrää aiempien ilmoittautumisten perusteella. Jos kutsut 16 vierasta ja arvioit 75 prosentin osallistuvan, odotettu vierasmäärä on 12. Kun lisäät kaksi isäntää, kokonaismääräksi tulee 14 henkilöä. Laskelma auttaa suunnittelussa, mutta vahvista lopullinen määrä ilmoittautumisten perusteella. Jos suunnittelet iltaa esityksen ympärille, tutustu myös artikkeliin kannattaako aitio vuokrata konserttiin. Me autamme tarkistamaan Aitio 504:n saatavuuden ja suunnittelemasi seuruekoon sopivuuden.