Miten tarjoilut ja erityisruokavaliot järjestetään aitiossa?

Tarjoilut ja erityisruokavaliot aitiossa kannattaa suunnitella samalla, kun vahvistat vieraslistan ja tapahtumaillan aikataulun. Aitio 504:n ruoka- ja juomatarjoilut tilataan areenan tapahtumaravintolapalvelun kautta, ja tarjolla oleva valikoima sekä käytännöt tarkistetaan tapahtumakohtaisesti. Me autamme sinua kokoamaan tarvittavat tiedot ennen varausta, jotta vieraasi voivat keskittyä ohjelmaan ja yhdessäoloon.

Tarjoilut ja erityisruokavaliot aitiossa alkavat vieraslistasta

Aloita tarjoilujen suunnittelu selvittämällä osallistujamäärä ja kysymällä jokaiselta vieraalta allergiat, erityisruokavaliot sekä alkoholittomien juomien tarve. Pyydä tiedot kirjallisesti ja täsmällisessä muodossa. Merkintä ”erityisruokavalio” ei vielä kerro, tarvitseeko vieras esimerkiksi gluteenittoman, vegaanisen tai maidottoman annoksen.

Erota terveydellisistä syistä noudatettavat ruokavaliot mieltymyksistä. Allergian kohdalla ilmoita vältettävä raaka-aine ja mahdollinen vakavuus vieraan antamien tietojen mukaisesti. Laktoosi-intoleranssi ja maitoallergia eivät tarkoita samaa asiaa, joten niitä ei pidä merkitä keskenään samalla tavalla. Ruokaviraston allergeeniohjeista voit tarkistaa, miksi yksiselitteiset tiedot ovat tärkeitä tarjoilupaikassa.

Konkreettinen yhteenveto voi näyttää tältä: 16 vierasta, joista 10 syö perusmenun, kolme kasvismenun, kaksi tarvitsee gluteenittoman annoksen ja yhdellä on maitoallergia. Toimita lisäksi tieto siitä, jos sama vieras kuuluu useaan ryhmään. Näin annosten kokonaismäärä pysyy 16:ssa eikä päällekkäisiä ruokavalioita lasketa vahingossa erillisiksi vieraiksi. Tarkista myös, että suunniteltu seurue sopii tilaan. Lisätietoa saat artikkelista kuinka monta vierasta aitioon mahtuu.

Täsmällinen vieraslista auttaa sovittamaan menun, juomat ja erityisruokavaliot samaan tilaukseen.

Valitse aition menu ohjelman rytmin mukaan

Sopiva menu tukee illan kulkua. Konsertissa helposti nautittavat pienet annokset voivat jättää enemmän aikaa seurustelulle ja esityksen seuraamiselle. Yritystilaisuudessa ruokaisampi kokonaisuus voi toimia, jos vastaanotto ja keskustelu alkavat ennen tapahtumaohjelmaa. Päivällä järjestettävässä neuvottelussa tarjoilu voi painottua kokouksen taukoihin.

Tee aikataulusta minuuttien sijaan selkeä vaiheistus: vieraiden saapuminen, tervetulotarjoilu, ruokailu ja siirtyminen ohjelman pariin. Esimerkiksi kahden tunnin ennakko-osuudessa voit varata ensimmäiset 30 minuuttia saapumiseen ja seurusteluun, seuraavat 60 minuuttia ruokailuun sekä viimeiset 30 minuuttia illan ohjelman ja käytännön asioiden läpikäyntiin. Kyse on suunnitteluesimerkistä, sillä aition käyttöajat ja tarjoilun toteutus vahvistetaan tapahtumakohtaisesti.

Aitio 504:ssä on minikeittiö tarjoilujen käsittelyä varten sekä jääkaappi kylmille tuotteille ja juomille. Omia ruokia tai juomia ei kuitenkaan tuoda aitioon, vaan tarjoilut tilataan areenan tapahtumaravintolapalvelusta. Pääsyliput ja tarjoilut eivät sisälly sellaisinaan tilavuokraan. Tarkemman erittelyn löydät sivulta mitä Veikkaus Areenan aition vuokraan sisältyy.

Juomatarjoilu palvelee koko seuruetta

Suunnittele juomavalikoima niin, että jokaisella vieraalla on luonteva vaihtoehto illan eri vaiheissa. Vesi ja muut alkoholittomat juomat kuuluvat toimivaan kokonaisuuteen myös silloin, kun tarjolla on alkoholijuomia. Kahvi tai tee voi sopia jälkiruoan yhteyteen tai päiväkokouksen tauolle. Saatavilla olevat tuotteet tarkistetaan aina tapahtuman valikoimasta.

Arvioi juomatarve vierasmäärän, tilaisuuden keston ja menun perusteella, mutta älä tee oletuksia yksittäisten vieraiden valinnoista. Kysy alkoholittomien vaihtoehtojen tarve jo ilmoittautumisen yhteydessä. Nimeä omasta seurueestasi myös yksi yhteyshenkilö, joka tuntee tilauksen ja osaa tarvittaessa varmistaa, mikä annos tai juoma kuuluu kenelle.

Näin tarjoilut ja erityisruokavaliot aitiossa vahvistetaan

Kokoa lopulliseen tilaukseen tapahtuma, päivämäärä, vierasmäärä, valittu menu, juomatoiveet ja henkilökohtaiset ruokavaliotiedot. Käytä vieraan nimeä tai muuta ennalta sovittua tunnistetta, jotta oikea annos löytää oikealle henkilölle. Varmista samalla tapahtumakohtainen tilausaika. Käytännöt ja valikoima voivat vaihdella tilaisuuden mukaan.

Tarkista ennen tapahtumaa, ettei vieraslista tai ruokavaliotieto ole muuttunut. Kerro muutoksista heti, sillä viime hetken toiveita ei välttämättä voida toteuttaa samalla tavalla kuin ennakkoon ilmoitettuja tarpeita. Vakavan allergian kohdalla vieraan kannattaa myös itse varmistaa tarjoiluhenkilökunnalta annoksen sopivuus ennen ruokailua.

Kun järjestät yritystilaisuutta, tarjoilut muodostavat vain yhden osan kokonaisuudesta. Kutsut, saapuminen, liput, vastuut ja ohjelma vaativat omat päätöksensä. Käytä apuna yritystapahtuman suunnittelun tarkistuslistaa. Me käymme kanssasi läpi Aitio 504:n varauksen sisällön ja erikseen sovittavat palvelut, jotta tiedät ennen vahvistusta, mitä tilaisuuteesi kuuluu.